Så planerar ni kontorsflytten månad för månad — från uppsägning av lokalen till första arbetsdagen i den nya.
Gå igenom hyresavtalet för nuvarande lokal: uppsägningstid, återställningskrav och när ni senast måste vara ute. Kontrollera samtidigt vad som ingår i den nya lokalen — pentry, förvaring, belysning, nätverk och eventuella anpassningar som hyresvärden ska utföra.
Utse en internt flyttansvarig och en kontaktperson per avdelning. Räkna antal arbetsplatser, mängd arkiv och förvaring samt vilken utrustning som kräver särskild hantering, till exempel serverrack, kassaskåp eller labbutrustning.
Begär offert på flytten i det här läget. Då finns tid att jämföra omfattning, tidplan och bemanning i stället för att välja under tidspress — <a href="/foretag/offert" class="text-primary font-medium hover:underline">begär offert på kontorsflytt</a>.
Rita en möbleringsplan för den nya lokalen med namn eller nummer på varje arbetsplats. Planen styr all uppmärkning och är det som gör att kartonger och möbler hamnar rätt utan frågor på flyttdagen.
Boka lastkaj, godshiss och inpassering med fastighetsägare eller förvaltare i båda lokalerna. I moderna kontorshus är tidsluckorna korta och bokas långt i förväg, och arbete efter kontorstid kan kräva bevakningsvärd.
Beställ ny internetanslutning, flytta telefoni och boka in IT-arbetet. Bestäm vilken kväll eller helg som servrar och nätverk får vara nere, och vem som kopplar upp dem igen.
Dela ut flyttkartonger och märkning till personalen med tydlig instruktion: packa personliga tillhörigheter, märk med namn och ny arbetsplats, lämna inget löst i lådor.
Rensa. En kontorsflytt är det bästa tillfället att göra sig av med gamla möbler, trasig utrustning och arkiv som passerat gallringsfristen. Allt som inte följer med behöver inte bäras, packas eller betalas för.
Skicka ut den slutliga tidplanen internt: när arbetsplatserna ska vara tömda, när utrustning stängs av, när ni är åter i drift och vem som är kontaktperson under flytten.
Ha en kontaktperson på plats i båda lokalerna. Kontrollera att uppmärkningen stämmer mot möbleringsplanen innan bärningen börjar, så slipper ni flytta samma skrivbord två gånger.
Gå igenom den gamla lokalen när den är tömd — glöm inte förråd, arkivrum, källare och eventuella garageplatser. Överlämna nycklar och passerkort enligt hyresavtalet.
Första arbetsdagen i den nya lokalen bör ha lite luft i schemat: ta emot leveranser, justera möblering, hantera kvarvarande IT-frågor och samla in synpunkter från avdelningarna.
För ett mindre kontor räcker ofta 4–6 veckor. Vid 50 arbetsplatser eller mer bör planeringen starta 3–6 månader före flyttdagen, framför allt för att hinna med hyresavtal, IT och anpassningar i den nya lokalen.
Utse en person med mandat att fatta beslut, plus en kontaktperson per avdelning. Det gör uppmärkningen enkel och minskar antalet frågor på flyttdagen.
Personalen packar normalt sina egna skrivbord och personliga tillhörigheter i utdelade lådor och märker dem med namn. Möbler, förvaring, arkiv och gemensamma ytor tar flyttpersonalen hand om.
Beställ ny internetanslutning så snart lokalen är klar, och uppdatera adress hos Bolagsverket, Skatteverket, bank, försäkringsbolag, kunder och leverantörer under veckorna före flytten.
Nästan alla hyresavtal kräver städad och avflyttningsklar lokal. Lokalvård och bortforsling av uttjänt inredning kan tas med i samma offert som flytten.
Bokaflytt Sverige AB bokar in flyttar och flyttstädningar till ett beräknat och transparent fast pris. Du ser priset direkt i bokningen med RUT-avdraget på 50 % redan avdraget på arbetskostnaden, och du behöver inte vänta på att någon ringer upp med en uppskattning.
Vi utför uppdragen i egen regi eller tillsammans med kontrollerade samarbetspartners som har F-skatt samt ansvars- och transportförsäkring. Bohagsflytt och flyttstädning är en bokning som kostnadsfritt kan avbokas fram till fem arbetsdagar innan arbetet påbörjas; företagsflytt hanteras som offert efter ett kostnadsfritt platsbesök. Tillval som packhjälp, montering och bortforsling prissätts separat — bortforsling omfattas inte av RUT.
Vi arbetar i hela Stockholmsområdet, Göteborg, Uppsala och övriga Sverige, och utför även långdistansflyttar mellan städerna med fast pris och bärhjälp i båda ändar.
Boka privatflytt · Få offert på företagsflytt · Boka flyttstädning
Bokaflytt.se · Johannesfredsvägen 11, 168 69 Bromma · 08-268040 · hej@bokaflytt.se